Unimed Gerais de Minas implanta gestão eletrônica de documentos
A Unimed Gerais de Minas buscou na Gestão Eletrônica de Documentos (GED) uma alternativa para melhorar suas rotinas, economizar em custos operacionais e principalmente, atender aos prazos e exigências das agências reguladoras. Com quase 200 médicos cooperados e mais de 40 mil beneficiários de seus planos, a UGM buscava a solução para questões como os elevados custos de armazenamento de documentos físicos dos clientes, dificuldades para os repasses das restituições do SUS, além da necessidade de cumprir prazos de intimações judiciais para disponibilidade de documentos exigidos em processos e ações.
Para isso, a Unimed fechou uma parceria com a empresa Arquivar, que deu início ao Projeto GEDIC, com consultoria e processo de digitalização, microfilmagem dos documentos e implantação do software ArqGED, ferramenta a qual a cooperativa passou a controlar todas as documentações e informações processuais dos setores de cadastro, recursos humanos, financeiro, faturamento e contábil.
O Superintendente Financeiro da Unimed Gerais de Minas, Deiner Grama, ressalta que “os processos e rotinas da UGM passaram por mudanças que otimizaram toda a operação da unidade, diminuindo principalmente os custos com multas pelo não cumprimento dos prazos devido a morosidade nas buscas dos contratos de demandas judiciais, mantendo-se em conformidade com os prazos legais da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).”
Dentro das soluções implementadas destaca-se o processo de consulta, onde a documentação fica disponível para acesso 24h através do ArqGED, que além do sistema identificá-la, aponta qual documentação está faltando (direciona qual documento está ausente para que o processo continue em conformidade). Hoje, o departamento jurídico da unidade consegue responder em tempo hábil, uma demanda judicial ou de restituição de valores do SUS, com a comodidade de executá-la sem o colaborador levantar-se da sua mesa. Uma vez que toda a documentação encontra-se digitalizada e microfilmada. Economizando, por exemplo, com a locação de espaço físico para armazenagem.
