Laboratório Samuel Pessoa fortalece gestão de indicadores de desempenho
O acompanhamento dos indicadores de desempenho é indispensável para centros de medicina diagnóstica e laboratórios. É através da gestão dessas métricas que é possível identificar se a performance dos processos está conforme os objetivos da organização. Além do monitoramento contínuo, é importante que os resultados sejam comparados com instituições de perfil semelhante, através do benchmarking. Foi exatamente com essa visão que o Laboratório Samuel Pessoa, com sede em Campinas (SP), investiu em melhorar a gestão, atuar de maneira assertiva e, ainda, enviar informações precisas para retorno fidedigno dos indicadores e, consequentemente, ações eficazes.
O projeto conduzido pela área de Serviços da Shift, empresa de tecnologia da informação para medicina diagnóstica e preventiva, está inserido nesse contexto. Ele consistiu na integração da Plataforma Shift com a Metricare visando importar, de forma automatizada, os dados para a solução da Controllab, empresa brasileira de controle de qualidade laboratorial.
De acordo com Márcia Mateus, gerente de qualidade do Laboratório Samuel Pessoa, com o uso da solução de business intelligence da Shift e o projeto de integração, tornou-se possível o acompanhamento das informações por meio de gráficos, por períodos, unidades, facilitando a visualização de onde era necessário agir e do que estava indo bem. Ao mesmo tempo, também teve acesso às informações com maior precisão, permitindo retorno fidedigno dos indicadores e ações mais eficazes.
Isso tudo refletiu tanto em mais agilidade e precisão quanto na otimização do tempo em reportar os dados corretos e na tomada de ação com retorno dos dados. “Sem dúvida, a precisão das informações enviadas para a Controllab no prazo correto, otimizando o tempo dos processos, foi o principal ganho. No que diz respeito aos processos, o SGQ (Sistema de Gestão de Qualidade) foi o mais impactado, algo extremamente valioso, já que qualquer melhoria nesse sistema beneficia nossos clientes”, ressalta.
Com a utilização da tecnologia, houve melhoria no acompanhamento dos indicadores de retificação de Laudos, coleta e resultado crítico. A gerente de qualidade explica que antes, especialmente no caso da retificação de laudos e resultado crítico, o laboratório dependia 100% das pessoas para informar os dados, por isso o volume registrado era baixo. No caso do indicador de coleta, tampouco era possível monitorar os recipientes gerados e coletados. No cenário atual, tornou-se possível conhecer exatamente onde estão as falhas e quem esqueceu de coletar um tubo, por exemplo.
“Achávamos que nunca tínhamos retificação e, com a implantação, conseguimos entender que isso não era verdade e existiam, sim, processos falhos. Hoje tratamos pontualmente cada uma dessas retificações. No caso dos resultados críticos, que também eram manualmente registrados, temos agora um número mais correto e real. Isso é bem importante, afinal a comunicação de resultado crítico se faz necessária para conduta médica emergencial ao paciente”, enfatiza.
Outro ponto mencionado por Márcia é o maior controle financeiro. É possível saber como está a produtividade diariamente, o que faz toda diferença na gestão da saúde financeira da empresa.
Sobre a mudança de cenário
Antes da adoção da integração, o time do Samuel Pessoa dedicava uma média de oito horas, o que é equivalente a um dia inteiro de trabalho, a extrair os dados do SIL (Sistema de Informação Laboratorial) e digitá-los manualmente no site. Ainda, em algumas das vezes, identificava no ato de recebimento do relatório que alguns dados haviam sido reportados incorretamente, levando à necessidade de retrabalho e mais tempo para a execução das correções.
“Em sete meses de uso da integração, a redução de trabalho manual foi de 56 horas. A partir da utilização dessa tecnologia, os processos foram aprimorados. Hoje os dados são enviados automaticamente, impactando diretamente na gestão do tempo e fidedignidade da informação. Isso possibilitou que o corpo gestor otimizasse o acompanhamento dos indicadores e dedicasse mais tempo à qualidade da gestão dos processos”, ressalta Régis Murilo Brandão Pena, gerente de serviços da Shift.
Com relação à importância do projeto, Giani Barbosa Ribeiro, consultora de serviços Shift, explica que os laboratórios podem comparar indicadores de atividades críticas do laboratório através da Metricare, da Controllab, que viabiliza a comparação conforme as metas estabelecidas pela própria empresa e com os dados do mercado. “A tecnologia apoia nesta jornada por meio de integrações que realizam o processo de coleta de dados do SIL de forma automática e exportem para a base da Controllab”, comenta.
Os indicadores que podem ser integrados são: recoletas, retificação de laudo, comunicação de resultados críticos, atraso de exames, exames solicitados, exames por paciente, laudos não acessados, ticket médio e erros de transporte.
Fernando Berlitz, gestor de Indicadores e Serviços de Acreditação na Controllab, complementa que, com o atual cenário do mercado de medicina laboratorial, no qual além das condições competitivas características desse segmento se agregam novas condições regulatórias, como a recente RDC 786/2023, mais do que nunca ter dados qualificados para a tomada de ação é essencial para a sustentabilidade das organizações de saúde.
“Além de estar citada no artigo 54 da nova RDC, a participação em programas comparativos de indicadores como o PBIL é essencial para que os gestores na área da saúde possam avaliar seu desempenho frente ao mercado e agir com base nesses cenários competitivos, com segurança, agilidade e uso eficiente de recursos, buscando atingir seus objetivos estratégicos”, finaliza.
