Vinicius Lima, CEO do Escala, conta como o app apoia a gestão de plantões

O Laboratório de Inovação do Hospital Israelita Albert Einstein tem impulsionado diversas iniciativas tecnológicas que estão transformando a gestão de hospitais e outras instituições de saúde. Um desses empreendimentos é o Escala App, plataforma em nuvem que permite otimizar o gerenciamento de plantões médicos em clínicas, UPAs, hospitais, cooperativas de saúde e homecare. A plataforma soluciona, por meio da tecnologia, os problemas resultantes de métodos ineficazes de controle e planejamento de Escalas e Jornadas de trabalho, como o uso de papel, planilhas, lousas e até mesmo Whatsapp. Métodos estes que, além dos problemas óbvios de organização, podem gerar inúmeros prejuízos ao setor hospitalar.

De acordo com Vinicius Lima, CEO do Escala, a solução visa desafogar o profissional da saúde de atividades administrativas associadas à gestão das escalas de trabalho. “Nascemos do hospital, portanto está em nosso DNA tirar o fardo administrativo da gestão das escalas de trabalho desse público e liberar mais do tempo destes profissionais para o que mais importa, o cuidado. Atualmente estamos em mais de 150 hospitais, mas nosso objetivo é que todo hospital – público ou privado – possua a nossa solução e tenha os benefícios da gestão inteligente de escalas”, conta.

Em entrevista exclusiva à Medicina S/A, Vinicius Lima fala do momento atual da empresa e como o app tem auxiliado hospitais e outros prestadores de serviços da saúde. Leia abaixo.


Vinicius Lima, CEO do Escala

Escala foi uma das primeiras plataformas criadas pelo Laboratório de Inovação do Albert Einstein. Como esse trabalho tem sido desenvolvido?

Uma das missões do Laboratório de Inovação do Einstein é criar soluções que não só atendam ao Einstein, mas a todo o sistema de saúde. Portanto, verificado que uma necessidade não coberta no Einstein também é uma necessidade do mercado da saúde, nascem soluções que são fruto da união do time de engenheiros do Lab e de stakeholders engajados. Foi assim que nasceu o Escala, uma solução para desafogar o profissional da saúde de atividades administrativas associadas à gestão das escalas de trabalho e que nasce dentro de um hospital, lado a lado de quem vivencia este problema.

Em termos de tecnologia, quais os principais diferenciais e funcionalidades?

O Escala é um SaaS (Software como Serviço) e, portanto, não é necessária qualquer instalação ou comprometimento do hospital com servidores e manutenção, dado que que a plataforma funciona na nuvem. Somos a única plataforma que possui 2 soluções, cada uma com a especificidade adequada para atender contextos diferentes de gestão dentro do Hospital. O Escala Plantões, ideal para gerenciar a alocação de trabalho baseado na demanda de profissionais liberais, autônomos e cooperados. E o Escala Jornadas, ideal para o gerenciamento de qualquer jornada de revezamento ou fixa definidas em contratos de trabalho em Hospitais (6×1; 12×36; 12×60; 5×1; 5×2). Temos algoritmos que geram a escala com melhor senso de justiça e que verificam qualquer infração de regras trabalhistas, acordos coletivos ou regras da empresa. Temos também um dashboard de dimensionamento diário do quadro assistencial que leva em consideração número de leitos e taxa de ocupação para informar áreas com sub ou super dimensionamento.

Um dos principais objetivos da plataforma é tornar mais eficaz o controle e planejamento de Escalas e Jornadas de Trabalho. Há impactos em termos de gestão ou financeiro?

Os impactos são muitos. A gestão das escalas, no geral, fica a cargo de enfermeiros e médicos coordenadores e estes, por sua vez, não são especialistas de RH ou profundo conhecedores das regras trabalhistas e isso pode acarretar em escalas carregadas de passivos trabalhistas e insatisfação dos plantonistas. Boa parte dos hospitais ainda utiliza escalas criadas em planilhas que são impressas e compartilhadas em grupos de whatsapp onde começam a realizar pedidos de movimentações (as trocas e anúncios) que acabam, por sua vez, gerando erros de duplicação de plantões, buracos na escala e sobrecarregando coordenadores e RH. Toda essa atenção, e aqui estamos falando de dezenas de horas todos os meses de gestores, pode ser delegada para o software. Além disso, a ferramenta gera apoio à decisão para que gestores possam liberar ou remanejar seus funcionários a fim de eliminar horas excedentes.

O setor ainda atua de forma obsoleta neste ponto? Quais os principais erros? 

Por se tratar de uma atividade fora da especialidade do setor, sem dúvidas, a maioria atua ainda de maneira rudimentar neste ponto. O principal erro é a escolha de uma solução não estruturada (planilhas, livros de troca e whatsapp) e sem padrão institucional para atacar o problema. Ao cometer este erro, os coordenadores das áreas assumem novas responsabilidades: dar manutenção, cuidar do processo com estas soluções não estruturadas, comunicar alterações, guardar de forma segura as informações, compartilhar estas informações entre setores, rastrear problemas de escala, manter um arquivo de exportação padronizado entre setores para o RH, garantir que a carga horária esteja de acordo com o contratado e com as regras trabalhistas e acordos coletivos. Ora, no momento em hospitais de todo o Brasil estão investindo em transformação digital, é razoável que um sistema possa absorver essas demandas e ter o tempo de seus profissionais liberados para atividades essenciais ao core business da empresa.

Como a solução pode auxiliar no combate ao enfrentamento à Covid-19?

O Escala pode ser um grande aliado dos profissionais de RH e dos coordenadores da assistência neste momento. O Escala apresenta uma visão global do trabalho e da disponibilidade de seus profissionais, sendo uma ferramenta eficaz para a movimentação interna entre áreas de baixa e alta demanda. Além disso, ao consumir informações como o número de leitos e taxa de ocupação das alas do hospital, o Escala faz o dimensionamento automático de quais áreas poderiam ceder ou quais aquelas que precisam de profissionais extras. Estas variações se tornaram comum devido, por exemplo, ao alto número de profissionais afastados pela Covid-19. O Escala também pode entregar um relatório de quais foram os profissionais que trabalharam no mesmo dia e ala de pacientes contaminados.

Em paralelo aos produtos Plantões e Jornadas, nossa equipe criou um sistema de regulação de leitos para hospitais de campanha e disponibilizamos ele gratuitamente para todo o Brasil. Utilizamos parte da nossa expertise para ajudar e dar nossa contribuição direta para a gestão onde acontece o epicentro dessa crise.

A saúde pública pode ser beneficiada com a solução?

Sim. O Escala está disponibilizando gratuitamente toda a sua solução para hospitais públicos do Brasil até o final de 2020. Trata-se de uma cessão não onerosa que beneficiará toda a rede pública. A equipe de atendimento e sucesso do cliente do Escala também levará boas práticas adquiridas em nossos clientes com a gestão de Escala e a digitalização destes processos para todo hospital público que se prontificar em começar a mudança.

Em sua opinião, as startups e health techs estão sendo protagonistas no atual cenário pandêmico?

Sem dúvida as startups de health techs ficaram ainda mais em evidência neste momento, em especial aquelas que apoiam a digitalização de processos e as de apoio à telemedicina. Em meio a esta grave crise, grandes corporações de saúde precisam de agilidade para responder às necessidades do novo cotidiano, e a parceria com startups é uma ótima forma para acelerar este processo. Vejo também uma oportunidade para HR Techs, como o Escala, pois presenciamos um momento de remodelagem rápida das relações do trabalho, teremos desafios em: avaliações de desempenho, contratações, cultura organizacional e gestão a distância.

Pensando em termos de mercado e negócios, quais os próximos passos da empresa?

Queremos cumprir a missão de entregar uma tecnologia importante para o setor da Saúde se livrar do fardo administrativo que é a gestão das escalas de trabalho e assim melhorar o dimensionamento do quadro dos funcionários da assistência, gerando economia e eficiência para a organização. Sabemos que o desafio de gestão de escalas é compartilhado entre diversos setores do mercado e até já atendemos clientes do varejo e da logística, porém, nosso roadmap de produto e nossa força de vendas está orientada para alcançar alta capilaridade em nosso setor de origem, a saúde.

Pensando em um cenário futuro, como você enxerga o panorama pós pandemia? Teremos fatores positivos para tirar desse período?

Podemos sim tirar fatores positivos da crise: bons hábitos de higiene respiratória vieram para ficar; novos investimentos em ciência e tecnologia no enfrentamento da crise que nos beneficiará também em outras frentes; saída de pessoas dos grandes centros, uma vez que o home office passa a ser o novo normal; telemedicina que já era uma realidade em muitos países passa a ser oficialmente adotada no Brasil. Mas o especial para esse mercado de soluções B2B é que é que empresas de grande porte estão mais abertas as soluções criadas por startups para acelerar o seu processo de transformação digital.

Agende uma demonstração gratuita do Escala em: https://bit.ly/escala-demo


*Acesse também o case publicado no Guia de Plataformas e Soluções para o Combate à Covid-19, edição especial da Medicina S/A. Faça o download gratuito da publicação aqui.