Como alinhar a cultura da empresa com o conceito paperless?
O conceito paperless, que compreende a retirada do papel do fluxo organizacional da empresa, é também uma forma de gestão mais eficiente e econômica para qualquer negócio. Para se ter uma ideia, estima-se que de 1 a 3% das despesas de uma empresa são provenientes da utilização do papel (compra) e manutenção das impressões (tinta, impressora, energia).
Mesmo com os benefícios sendo “postos à mesa”, ser paperless não é somente a adoção de um software e uma mudança em um passe de mágica. É necessário também promover uma mudança cultural e alinhar os processos e a estrutura organizacional em todos os setores da empresa.
Primeiro, entende-se que ser digital é apenas utilizar scaners para digitalizar documentos gerados de forma física. As aplicações do tipo GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) são exemplos de sistemas usados com este objetivo.
Nos conceitos mais modernos de paperless, utiliza-se um sistema com inúmeras variáveis, onde os documentos são gerados digitalmente, e na nuvem são mantidos, atualizados e acessados conforme a necessidade da empresa e definições de segurança compatível com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Para realizar essa transição, é necessário considerar o armazenamento e a migração do fluxo de papel para um fluxo totalmente digital.
Mesmo que a empresa possua um sistema de armazenamento e segurança preciso para documentos, dados e informações, ainda existem impressos que podem se deteriorar ou ficar vulneráveis a acidentes.
Simplificar e evitar a perda de tempo e dados são aspectos essenciais para um armazenamento eficiente. Portanto, não se trata apenas de digitalização, mas de implementar um sistema seguro e inteligente para reduzir o uso de papel e gerenciar os documentos. Uma empresa paperless tende a ser mais organizada, e todos os funcionários autorizados podem acessar as informações necessárias por meio de um portal, geralmente em nuvem, que facilite a busca dos documentos.
Quanto à migração, um dos maiores desafios para a gestão e as equipes está relacionado a alguns pilares, como conscientização e engajamento de todos os envolvidos no processo, redução gradual dos documentos físicos, facilidade de uso (User Experience) e utilização de assinaturas legais para validar os documentos digitais e otimização do fluxo dos processos internos da empresa.
É importante considerar todos esses aspectos. Transformar uma instituição em “paperless” não envolve apenas a adoção de ferramentas, mas também investimentos em treinamentos, comunicação, reuniões de colaboração e outras ações para garantir que todos compreendam os processos de migração.
*Genilson Cavalcante é CEO da Green Paperless.
