Por que investir no gerenciamento de registros médicos
Por Marcelo Carreira
Não faz muito tempo que as informações médicas de um paciente eram registradas em fichas e o gerenciamento de registros médicos consistia em armazenar os arquivos em gavetas no consultório. Mas, da mesma maneira que a medicina mudou, incorporando inovadoras tecnologias, o mesmo ocorreu com o gerenciamento de registros médicos.
Em primeiro lugar, a Lei 13.787/2018 criou regras para a digitalização, a utilização e o armazenamento eletrônico de prontuários médicos em hospitais, visando otimizar o trabalho nas unidades de saúde e facilitar o compartilhamento aos dados dos pacientes. Um dos requisitos da norma determina que os documentos digitais reproduzam todos os dados médicos dos prontuários originais, acabando com o problema de perda das informações e risco de vazamento de dados, já que esses prontuários mais antigos estavam arquivados em papel e muitos deles armazenados em locais não apropriados.
Além disso, os profissionais médicos têm a obrigação legal e ética de proteger as informações do paciente e gerenciar adequadamente os registros. Não fazer isso pode resultar em erros médicos e violações de dados, o que pode levar a altas multas por conta da nova Lei Geral de Proteção de Dados, prevista para entrar em vigor inicialmente em agosto de 2020.
O perigo dos erros médicos
O gerenciamento de registros médicos refere-se a um sistema de procedimentos e protocolos responsáveis por controlar as informações do paciente durante todo o ciclo de vida dos dados. A partir do momento em que um registro do paciente é criado, ele deve ser armazenado, protegido e mantido adequadamente.
Mas quando os registros de saúde são mal gerenciados, a vida dos pacientes está em risco. Levantamento realizado pelo Instituto de Pesquisa da Faculdade Ciências Médicas de Minas Gerais e pelo Instituto de Estudos de Saúde Suplementar indica que, por hora, 6 pessoas morrem por erros médicos nos hospitais brasileiros e que quatro desses óbitos poderiam ser evitados com os procedimentos corretos na administração de remédios e transfusões de sangue, por exemplo.
Esses números são assustadores e comprovam a necessidade de implantar eficientes sistemas de gerenciamento de registros médicos.
O desafio de manter a conformidade
E, além desses riscos, também temos o desafio de manter a conformidade com leis como a de Digitalização do Prontuário Médico e da LGPD. Desde a criação até a destruição, os registros dos pacientes devem estar seguros. Enquanto em uso, os registros eletrônicos devem permitir uma trilha de auditoria detalhada e os registros em papel devem ser armazenados com segurança em uma sala – ou melhor ainda, em uma sala-cofre – com acesso restrito. Ao final de seu ciclo de vida, os registros em papel e eletrônicos devem ser submetidos a sistemas de destruição segura.
Ao automatizar processos essenciais e demorados, um programa centralizado de gerenciamento de registros médicos certamente garante a segurança e conformidade dos dados e, claro, melhora a qualidade do atendimento ao paciente.
Mas ao adotar uma abordagem proativa e investir em um programa abrangente e centralizado de gerenciamento de registros médicos, as instituições e prestadores podem manter a conformidade e evitar multas e litígios dispendiosos.
