Afip cria setor exclusivo para capacitação em área pré-analítica

Estudos apontam que mais de 60% dos erros cometidos nos laboratórios de análises clínicas ocorrem na fase pré-analítica, resultando em 70% dos erros de diagnóstico. Ciente dessa realidade, a Afip Medicina Diagnóstica criou um setor exclusivo para comandar as atividades envolvendo essa etapa para manter a qualidade do serviço prestado. Como sua missão é promover o ensino e a pesquisa, o laboratório incluiu nas atribuições do departamento o treinamento de clientes. Só em 2023, foram 120 treinamentos, a maioria para funcionários de prefeituras, o que resultou na melhoria do atendimento aos pacientes da rede pública.

A capacitação de profissionais na área pré-analítica é importante porque os mais de 300 clientes da Afip possuem perfis diferentes. Por exemplo, 150 são laboratórios parceiros. Os demais dividem-se em laboratórios particulares, hospitais estaduais e municipais e prefeituras. Todos seguem os processos que foram padronizados pelo setor Pré-Analítico.

“Os treinamentos são customizados de acordo com a coleta feita pelo cliente e com os indicadores avaliados por nossa equipe”, afirma Leandro Souza Reis, coordenador do setor. “Nosso objetivo é reforçar o padrão de técnicas para garantir a qualidade pré-analítica, fortalecendo nosso compromisso com a segurança do paciente”, complementa. A duração média de cada um deles varia de 60 a 90 minutos, de acordo com o conteúdo e a dinâmica do grupo.

A empresa é o maior laboratório de análises clínicas da rede ambulatorial do Sistema Único de Saúde (SUS), respondendo por 8% da produção ambulatorial do Brasil e 26% do estado de São Paulo.

Equipe multidisciplinar

O setor de Pré-Analítico é formado por uma equipe multidisciplinar que, além de médicos, biomédicos, biólogos e farmacêuticos, conta com um enfermeiro para melhorar a interlocução com os profissionais que fazem o trabalho de coleta nos clientes. “Ter um enfermeiro faz a diferença nos treinamentos porque é um profissional falando com seus pares, o que torna a escuta mais ativa”, explica Leandro, que tem a formação de enfermeiro.

Os treinamentos podem ser feitos de maneira presencial ou online. Na pandemia, por exemplo, o setor fez uma live para funcionários de um laboratório no Rio de Janeiro, na qual os participantes mandavam as perguntas via chat, que eram respondidas pela equipe. Os treinamentos presenciais ocorrem nos locais determinados pelo cliente. No caso de uma prefeitura, a capacitação pode ser dada em um auditório com servidores de várias Unidades Básicas de Saúde (UBS) de uma região.

Quando há questões que podem ser resolvidas sem um treinamento, o setor Pré-Analítico produz um boletim informativo impresso ou eletrônico para reforçar conceitos ou elucidar dúvidas. Os comunicados impressos são entregues nas unidades. Os boletins eletrônicos são enviados por e-mail ou WhatsApp. Só em 2023, foram produzidos 25 desses informativos.

Recoleta

Após sua criação, o setor instituiu indicadores de recoleta com visões específicas de desempenho por cliente. No setor público, o problema pode ter um impacto maior, porque muitas vezes o paciente tem de esperar meses para remarcar um exame, o que adia a consulta médica, o diagnóstico e o tratamento adequado.

Pensando nisso, o setor assegura e padroniza o fluxo de envio e recebimento das amostras em todas as unidades, o que reflete na melhoria dos indicadores da área. Esse trabalho foi reforçado por meio de boletins informativos e treinamentos e resultou, em 2023, na redução da recoleta em aproximadamente 21%.

Outras atribuições

O setor criou ainda um sistema de chamados, pelo qual vários departamentos podem acionar o pré-analítico, buscando uma assessoria técnica para questões operacionais da rotina laboratorial. Após a análise de cada caso, as ações são planejadas para contemplar treinamentos, visitas técnicas in loco ou a produção de boletins informativos.

Paralelamente, o setor realiza a validação dos insumos utilizados na fase pré-analítica, antes de serem adquiridos pelo setor de compras. “Nós selecionamos amostras, desenhamos o teste junto à equipe de validação, acompanhamos o teste na unidade, realizamos análise de dados e emitimos um parecer técnico que, se aprovado, dará respaldo interno para a aquisição do insumo”, conclui Leandro