A empresa 100% nacional desenvolve soluções para digitalização de acervos, documentos e processos que aumentam a eficiência, reduzem custos e melhoram a vida das pessoas.

“O papel como tecnologia para registro e troca de informações já não comporta as demandas da vida moderna há anos. Para visualizar isso, é só parar para pensar na diferença de tempo que leva uma mensagem para chegar de uma pessoa a outra, pelo correio e por meio de um e-mail. A eficiência em termos de velocidade, custo e segurança entre os dois meios é simplesmente incomparável”, ressalta Messias. 

Confira a entrevista na íntegra: 

Por que eliminar o uso do papel é tão importante atualmente?

Quando falamos em acabar com papel, a primeira pergunta que vem à cabeça é até uma brincadeira: por quê? O que ele fez? Na verdade, o problema não é o que o papel fez e sim o que ele não faz. Para explicar isso, vamos entender um pouco sobre o arquivo digital e as suas diferenças com relação ao impresso. Há quem pense que a única vantagem do novo formato é ficar armazenado no computador e poder ser acessado de qualquer lugar, como se acessa um servidor de e-mail e isso é só a pontinha do iceberg.

Para entender o quanto o papel como tecnologia para transmissão e guarda de informações está defasado com relação às demandas administrativas do setor da saúde, é preciso analisar os processos que dependem dele, um a um. Citarei dois que exemplificam bem isso. O primeiro diz respeito à obrigação de guarda documental. São muitos os casos que envolvem 20 anos de acúmulo de documentos impressos, SAMEs que demandam dezenas, até centenas de metros quadrados em estruturas próprias ou terceirizadas para a guarda, acondicionada, pois estamos falando de uma mídia frágil, que tem que ser mantida em condições ideais de temperatura e umidade para não se deteriorar; e organizada, afinal se a informação contida nele não for acessível em tempo hábil, diante de uma necessidade comprobatória, ela não terá servido para nada. Ou seja, o custo pago pela ineficiência do papel inclui desde a estrutura física e humana para a sua manutenção e manuseio até o risco da sua perda ou extravio.

Hoje, centenas de metros quadrados alocados para guarda de informação impressa podem ser substituídos por alguns gigabytes de espaço em nuvem, que conta com a segurança da criptografia digital, pode ser acessado em segundos de qualquer lugar, dá acesso a todas as movimentações em tempo real e ainda tem um menor custo de manutenção.

Além disso, vale frisar que o arquivo convertido, em estrita conformidade com a lei, tem a mesma validade comprobatória do impresso. No nosso caso, por exemplo, uma vez no Ambiente Digital Zerodox todo o conteúdo contido nele é automaticamente indexado. Para encontrar qualquer documento em nossa solução, basta digitar uma palavra contida nele. Além da economia e da liberação de espaços, a transformação digital proporciona muito mais segurança, eficiência e produtividade para a unidade de saúde.

Como ficam as obrigações de guarda documental no meio digital? É legal? Em caso positivo, existem regras?

Esse é um ponto importante. Até porque isso já foi de fato um problema, quando os correspondentes digitais para algumas das funções do papel, como a validade comprobatória perante a justiça, não tinham, ainda, plena validade jurídica. Essa insegurança fez, por exemplo, com que muitas instituições de saúde passassem anos acumulando impressos para cumprir suas obrigações de guarda documental, mesmo depois que o Conselho Federal de Medicina (CFM) instituiu o prontuário eletrônico, em 2007.

Hoje, isso mudou e não só existe base legal para os análogos digitais de funções que eram exclusivas do papel, como o formato digital passou a ser preferível ao impresso em tudo. Isso graças a leis como a 13.787 de 2018, que dá validade legal ao prontuário eletrônico, perante qualquer relação jurídica de uma unidade de saúde; a Lei de Liberdade a Econômica e o DL 10.278/20, que permitem a conversão digital sem perda de validade comprobatória, de qualquer documento; a Lei 13.775 de 2018 que regulamenta a emissão da duplicata eletrônica, entre outras. O fato é que, atualmente, ninguém mais emite um cheque, quando se pode fazer um PIX.

Existem diferenças entre um documento já originado no meio digital, o chamado nato-digital, e um documento que é digitalizado? A validade é a mesma na na área da saúde?

Sim, estamos falando de duas coisas completamente distintas. Uma é o documento médico paperless, aquele que já nasce sem o papel e a outra é o documento médico gerado e armazenado em papel que, agora, pode ser convertido para o formato digital, sem perder a sua validade comprobatória. Os dois tipos de documentos, tanto o nato-digital quanto o convertido, hoje, têm plena validade jurídica, desde que produzidos da maneira certa. Não se deve confundir a mera digitalização com o processo de conversão certificada que dá origem ao documento digital convertido.

E como esse documento é assinado e certificado? Como registrar o consentimento dos pacientes, sem o papel?

A assinatura realmente era, até pouco tempo, uma função exclusiva do papel, que representava esse “ônus da defasagem” em relação ao formato digital que, na administração da saúde, por falta de alternativa, as pessoas nem paravam para pensar no custo e tampouco se aquilo era realmente seguro. Basta parar para pensar: o reconhecimento de pessoalidade através do papel é a assinatura à mão, o ambiente que o mantém seguro é uma pasta, quando não um “clips”. Ou seja, os ciclos de receita de unidades de saúde que dependem de certificação de pessoalidade e validação de vontade em papel estão presos a impressões, assinaturas, escaneamentos e reimpressões. Quando trazemos para o ambiente digital, a assinatura digital avançada pode ser feita de qualquer dispositivo com acesso à internet e é equivalente, em termos de validade jurídica, a uma firma reconhecida em cartório.

Temos aqui na Zerodox, além dessa possibilidade acima, uma solução exclusiva para a recepção, que possibilita a coleta de assinaturas e da documentação dos pacientes, digitalmente, no momento da sua entrada na unidade de saúde. Com isso, uma parte muito importante na jornada do paciente, que é seu cadastro e toda a logística documental dos ciclos de faturamento e receita constituem um fluxo totalmente digital, trazendo muito mais agilidade e segurança.

Estes são apenas dois dos muitos exemplos nos quais a manutenção do papel em todo tipo de atividade administrativa de unidades de saúde torna-se um ônus crescente. Sabemos que toda nova realidade é um desafio, mas a transformação digital só traz benefícios, se bem amparada tecnicamente e com tecnologia especializada e foi, exatamente, para isso que nascemos: com o propósito de assessorar unidades de saúde nessa evolução. Porque, no que depender da gente, menos é mais e zero é tudo.

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