Um dos impactos imediatos do paperless é a redução na aquisição de folhas de papel, toners e tintas para impressoras. A longo prazo, há uma diminuição nos custos de manutenção desses equipamentos, pois serão utilizados com menos frequência. Também prevê-se um ganho em economia de espaço físico para o armazenamento dos documentos. Grandes volumes de papel podem ser digitalizados e armazenados na nuvem, não ocupando espaço nas instalações da empresa, seja fisicamente ou nos servidores dos computadores.

Para fazer a transição para um ambiente paperless, é fundamental que a organização estabeleça um planejamento para avaliar e viabilizar investimentos em softwares específicos. Esses sistemas devem permitir que documentos físicos, uma vez digitalizados, sejam integrados a soluções como o prontuário eletrônico. Além disso, deve-se investir em treinamento para a equipe, relacionado ao uso do programa adotado, e em segurança digital.

Segundo Ricardo Messias, CEO da Zerodox – startup nacional que integra o ecossistema de tecnologia da Salux Technology e que desenvolve soluções para digitalização de acervos, documentos e processos- , quando se fala em eliminação do papel há quem pense que a única vantagem do novo formato é ficar armazenado no computador e poder ser acessado de qualquer lugar, como se acessa um servidor de e-mail, mas isso é apenas parte de um todo muito maior.

“O uso do papel como meio para armazenar e transmitir informações na área da saúde está desatualizado diante das necessidades administrativas atuais. A obrigação de guarda documental exemplifica isso, exigindo a manutenção e armazenamento de documentos impressos por longos períodos, ocupando grandes espaços físicos em condições específicas para evitar danos. A ineficiência do papel resulta em custos relacionados à estrutura física, recursos humanos para manuseio, riscos de perda ou deterioração dos documentos e sua inutilidade diante de necessidades imediatas. Hoje, extensas áreas destinadas à guarda de documentos impressos podem ser substituídas por poucos gigabytes de armazenamento em nuvem. Esse método oferece segurança criptografada, acesso imediato de qualquer local, monitoramento em tempo real e custos menores de manutenção”, enfatiza Messias.

Além disso, o CEO ressalta que o arquivo convertido, em estrita conformidade com a lei, tem a mesma validade comprobatória do impresso. “Uma vez no Ambiente Digital Zerodox todo o conteúdo contido nele é automaticamente indexado. Para encontrar qualquer documento na em nossa solução, basta digitar uma palavra contida nele. Além da economia e da liberação de espaços, a transformação digital proporciona muito mais segurança, eficiência e produtividade para a unidade de saúde que adota a ferramenta”.

Ao substituir integralmente o uso do papel nas funções administrativas e na obrigação de guarda documental, a Zerodox não apenas reduziu custos, prazos de faturamento e impacto ambiental das unidades de saúde que aderiram sua solução, mas também elevou os padrões de segurança, eficiência e produtividade. Iniciando sua jornada em sete estados brasileiros, a startup enfrentou reveses significativos para criar uma estrutura de digitalização totalmente alinhada com a legislação do país. 

“Há anos o papel tornou-se um peso para a saúde. Percebemos que os processos analógicos perderam eficiência diante do formato digital. Essa lacuna tecnológica se tornou ainda mais evidente nos ciclos de validação e receita da saúde”, destaca salienta Messias.

Curva ascendente de crescimento 

Superando obstáculos regulatórios, a Zerodox desenvolveu uma robusta estrutura de digitalização, alinhada à Normatização do Documento Digital no Brasil. O resultado é um produto de referência no setor, oferecendo segurança e conformidade para clientes renomados, como Transduson Medicina Diagnóstica Avançada, Hospital de Cirurgia, Hospital Incar, Hospital Santo Antônio e Hospital e Maternidade São Lucas.

Com um crescimento anual médio de aproximadamente 200%, a empresa fundada em 2021 viu seu faturamento e valor de mercado aumentarem significativamente em menos de dois anos. Novos clientes, incluindo a Clínica Fares, a Rede São Camilo do Oeste da Bahia, o Hospital Santa Júlia e o Hospital Pediátrico Pequeno Príncipe, reforçam a confiança no potencial da Zerodox para transformar a gestão da saúde.

“O reconhecimento obtido no mercado nacional em 2023 demonstra a demanda reprimida por soluções confiáveis de documentos digitais na saúde. Nossa política organizacional prioriza responsabilidade administrativa e conformidade jurídica, combinadas com uma equipe de desenvolvimento própria e a busca contínua por aprimoramento”, ressalta o CEO.

Segundo Messias, as projeções para 2024 são ainda mais promissoras. A Zerodox almeja manter a cadência de crescimento e se posicionar como uma das empresas de maior expansão no país. “Estamos de fato comprometidos em continuar ajudando unidades de saúde em todo o país a alcançarem agilidade, eficiência e produtividade, reduzindo gastos, desperdícios e impactos ambientais”, finaliza Messias.