Encontrar formas de substituir tarefas manuais e repetitivas, para que elas sejam realizadas de formas mais rápidas e precisas, é algo cada vez mais necessário. Com isso, tanto a gestão como os profissionais de saúde ganham mais tempo para dedicar-se a atividades estratégicas, como cuidar e salvar vidas.

O Workforce Management (WFM) ou Gestão de Força de Trabalho é um desses processos. Trata-se de uma estratégia fundamental para garantir a eficiência operacional em um ambiente hospitalar, que visa colocar a equipe ideal no lugar certo e no momento adequado, otimizando o uso dos recursos humanos disponíveis.

Em hospitais, onde o fluxo de pacientes e as necessidades de atendimento variam constantemente, uma gestão eficaz da força de trabalho é essencial para evitar sobrecarga ou ociosidade de profissionais, garantindo a melhor qualidade de cuidados aos pacientes.

Usando a inteligência artificial como base, é possível, por exemplo, antecipar demandas, ajustar escalas, gerenciar turnos e horários de modo mais preciso e automatizado, resultando em uma distribuição equilibrada dos profissionais. O resultado é, sem dúvidas, níveis mais elevados de eficiência, produtividade e satisfação tanto para a equipe quanto para os pacientes.

Escalas

No caso específico das escalas, que são atualmente um grande desafio para as instituições de saúde dos mais diversos portes, tanto no segmento público como no privado, o uso da tecnologia, entre outras vantagens, ajuda a assegurar que a equipe esteja adequada à demanda de pacientes em cada momento.

“Com a ajuda da inteligência artificial, conseguimos, por exemplo, analisar dados históricos e em tempo real, trazendo a possibilidade de antecipar movimentos importantes e ajustar a escala de profissionais de uma forma mais precisa, evitando faltas, descontentamentos etc.”, ressalta Guilherme Bunse, CEO da StarGrid, empresa que faz parte do ecossistema de tecnologias da Salux Technology, a qual desenvolveu uma solução de gestão da força de trabalho com IA.

Em relação à gestão de turnos e horários, os processos também podem ficar mais eficientes e precisos. Isso é possível graças à automatização de todo o fluxo de alocação de turnos, considerando a disponibilidade dos profissionais, suas competências e preferências. Dessa forma, os colaboradores têm mais autonomia, além de cumprir as regulamentações trabalhistas.

“Não podemos esquecer também que, com uma gestão otimizada da força de trabalho, os hospitais podem aprimorar significativamente a produtividade e a qualidade do atendimento. Com equipes bem dimensionadas e satisfeitas, há uma redução na sobrecarga de trabalho e no estresse, contribuindo para um atendimento mais ágil e humanizado”, afirma Bunse.

Fazendo parte do ecossistema de tecnologias Salux desde o início de 2023, o objetivo principal da StarGrid é a inovação. Com vasta experiência e histórico de sucesso, a empresa desenvolveu uma solução de Workforce Management que incorpora a inteligência artificial para otimizar os processos e a criação de escalas.

Através da análise preditiva e do aprendizado de máquina, a plataforma da StarGrid consegue diminuir a demanda dos gestores na produção da escala, de tal forma que ela é feita em apenas alguns minutos. Com isso, é possível antecipar demandas futuras, prever padrões e auxiliar os gestores na tomada de decisões estratégicas.

A StarGrid traz uma série de benefícios significativos para o ambiente hospitalar. Em primeiro lugar, a otimização da gestão da força de trabalho resulta em uma distribuição mais eficiente dos profissionais, reduzindo a sobrecarga em determinados setores e proporcionando um atendimento mais ágil e eficaz.

“Outro aspecto crucial é a redução de custos operacionais, uma vez que possibilita o uso mais eficiente dos recursos humanos, evitando gastos desnecessários com horas extras ou contratações emergenciais. Além disso, a solução propicia mais autonomia aos colaboradores na gestão de suas escalas, permitindo um maior equilíbrio entre vida profissional e pessoal”, complementa Bunse.

Em linhas gerais, a adoção desse tipo de tecnologia posiciona o setor de saúde na vanguarda da transformação digital, garantindo o melhor atendimento aos pacientes e aprimorando suas operações em busca de um sistema cada vez mais eficiente e humanizado.

“Nossa solução representa um passo importante nessa jornada de transformação, oferecendo uma plataforma avançada, que combina a otimização da gestão da força de trabalho com a tomada de decisões baseadas em dados precisos e atualizados”, enfatiza o executivo.

Hospital Sírio-Libanês

Esses benefícios têm sido percebidos na prática pelas instituições de saúde. Afinal, a ideia da construção inteligente de escalas de trabalho é fazer com que os profissionais tenham mais tempo para cuidar dos pacientes e dos processos do hospital em si.

O Hospital Sírio-Libanês (HSL), em São Paulo, por exemplo, conhecido pela qualidade do serviço e pelos investimentos em transformação digital, substituiu o uso de planilhas Excel e os papéis por processos digitais e totalmente automatizados, resultando em uma redução de 80% no tempo gasto na organização das escalas.

De acordo com a gerente de enfermagem do Sírio-Libanês, Renata Lourenzen, através dos dados colocados na plataforma pelos gestores, é possível realizar movimentos de forma rápida e eficaz. “Hoje, conseguimos integrar alguns sistemas e temos essa troca importante de informações, pela qual conseguimos controlar muito mais as necessidades de uma equipe, como banco de horas e o número de folgas extras nos setores”, comenta a gerente de enfermagem.

A implantação da solução de Workforce Management da StarGrid impactou os indicadores de desempenho, ajudando a reduzir o turnover e absenteísmo, além de diminuir o banco de horas. Além disso, os índices geraram resultados financeiros para a organização, reduzindo os custos com folha de pagamento, horas extras e passivos judiciais.

“A StarGrid ajudou o gestor a ganhar produtividade. Ele perde menos tempo ao gerar uma escala e fazer ajuste de ponto. Deixa o profissional mais satisfeito, menos cansado e estressado. Suas demandas foram facilitadas significativamente”, afirma Celso Pereira, analista responsável pela folha de pagamento do HSL.

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