Um estudo realizado no Hospital Geral de Itapecerica da Serra analisou a utilização de tecnologias para reduzir cancelamentos de cirurgias eletivas. O “Bate Mapa” tem como propósito identificar potenciais fatores desencadeadores do cancelamento de cirurgias e promover a adoção de soluções efetivas e a comunicação assertiva dos serviços envolvidos na programação cirúrgica, alinhando a eficiência do processo com os avanços tecnológicos.

Programas disponíveis a um baixo custo, como Google Forms e Power Business Intelligence, juntamente com o auxílio do setor de tecnologia de informação para estruturação e assertividade, promovem uma melhora da qualidade e da eficiência no agendamento de cirurgias eletivas, otimizando horários das salas cirúrgicas, diminuindo o cancelamento de cirurgias e possibilitando, se necessário, a substituição de procedimentos em tempo hábil para não comprometer a programação pessoal do próprio paciente.

O trabalho foi liderado por Frederico H. Adatihara Filho, médico coordenador do centro cirúrgico; Ana Carolina Merce, gerente executiva hospitalar; Vanderléia Arruda Torres, enfermeira coordenadora do processo cirúrgico; Débora Cristina Neves, enfermeira supervisora do ambulatório cirúrgico; Ana Luiza Almeida Diniz, enfermeira supervisora do setor de qualidade; Thiago Andrade, coordenador do setor de tecnologia e informática; e Ana Claudia Santos, analista de sistemas.

Cenário atual

A realização de procedimentos cirúrgicos é uma prática essencial na área da saúde e tem aumentado devido ao avanço tecnológico e à rápida transição demográfica e epidemiológica da população. Pesquisa realizada pela Organização Mundial da Saúde (OMS), baseada em dados de 56 países membros, estimou que ocorrem anualmente 234,2 milhões de procedimentos cirúrgicos no mundo (uma cirurgia para cada 25 indivíduos), resultando em dois milhões de óbitos e sete milhões de complicações, dos quais a metade é considerada evitável.

Em 2004, a OMS lançou a Aliança Mundial para a Segurança do Paciente, no qual um dos desafios teve como foco as práticas de segurança cirúrgica com o slogan “Safe Surgery Saves Lives” (“Cirurgia Segura Salva Vidas”). No Brasil, foi instituído o Programa Nacional de Segurança do Paciente, reforçado pela Resolução RDC nº 36/2013, da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), que estabelece ações obrigatórias para a promoção da segurança do paciente.

Durante o período de avaliação no Hospital Geral de Itapecerica da Serra (HGIS), constatou-se a importância de não apenas monitorar o indicador, mas também intervir quando necessário. Para isso, o estudo considerou essencial a adoção de ferramentas que auxiliam nas tomadas de decisões. Dentre as ferramentas, estão um formulário especifico para cada setor envolvido no processo cirúrgico através do Google Forms e a análise do compilado de dados por meio de planilhas no Google Drive, de fácil visualização e interpretação via Power Business Intelligence.

Lean nas Emergências

O HGIS é acreditado nível 3 pela Organização Nacional de Acreditação (ONA) e, desde o ano de 2020, está participando de uma iniciativa do Governo Federal, através do Programa de Apoio ao Desenvolvimento Institucional do Sistema Único de Saúde (PROADI-SUS): o projeto “LEAN nas Emergências”, em parceria com o Instituto de Ensino e Pesquisa do Hospital Sírio-Libanês de São Paulo (HSL).

Com base nos conceitos da metodologia LEAN, cuja essência é a capacidade de eliminar desperdícios continuamente, além de resolver problemas de maneira sistemática, obtém-se o engajamento das pessoas envolvidas com o processo de trabalho, embasado em propósitos claramente definidos e orientados à criação de valor para o cliente.

A partir dessa necessidade, estabelece-se uma relação com as mudanças requeridas nos processos e na maneira como o trabalho está organizado. Novos processos tornaram explícitas as lacunas de conhecimento e habilidades, criando oportunidades direcionadas para se desenvolver o conhecimento e as pessoas envolvidas com o trabalho, e tornando a jornada do cuidado uma experiência positiva aos usuários do HGIS.

Em 2023, iniciou-se a segunda fase do projeto na instituição, que visa a melhoria dos processos cirúrgicos e de internação nas unidades participantes. Uma das ações propostas para evitar desperdícios e melhorar a eficiência foi o “Bate Mapa” de cirurgias eletivas.

A gestão do indicador “cancelamento de cirurgias” mostrou que é possível melhorar os serviços prestados sem envolver grandes investimentos financeiros. Além disso, os resultados vistos por todos os envolvidos acabam criando um senso de melhoria contínua no processo.

Fluxograma do processo de agendamento adotado

• Atendimento ambulatorial em consulta com especialidade cirúrgica;
• Agendamento via sistema eletrônico;
• Geração do mapa de cirurgias eletivas agendadas em determinada data;
• Envio automático via e-mail institucional para os supervisores responsáveis dos setores envolvidos;
• Compilação das respostas enviadas em um formulário linear único e encaminhado para visualização mais adequada no Power Business Intelligence.

Resultados

No período analisado, de fevereiro a outubro de 2023, obteve-se um aumento de 93,6% de cirurgias eletivas realizadas e uma queda na taxa de cancelamento de 17,26% para 10,95%. Além de atingir o objetivo primário com esses indicadores, foram observadas melhorias na qualidade e na eficiência para o atendimento do paciente:

• Eficiência no Agendamento – que representa a aderência à disponibilidade (tempo programado dividido pelo tempo disponível), demonstrando o quanto do tempo disponível está sendo utilizado para as programações cirúrgicas. Ao analisar esse indicador, entre fevereiro e agosto de 2023, constatou-se uma melhora de 23,33%.
• Eficiência no desempenho – definido como a representação da aderência ao agendamento (tempo gasto nas cirurgias dividido pelo tempo programado), demonstrando o quanto do tempo programado está realmente sendo utilizado como tempo de cirurgia. Nessa avaliação, houve uma queda de 5,68% — considerando que a média de eficiência do hospital é de 95,64%.
• O resultado da eficiência global do centro cirúrgico, levando em consideração a eficiência no agendamento e a eficiência no desempenho, foi de 23,33%.
• O atraso médio para realização da primeira cirurgia do dia passou de 22 para 19 minutos.
• Os resultados das cirurgias de encaixes ou as taxas de cirurgias realizadas sem programação prévia — número de cirurgias realizadas fora da agenda prevista para o dia, que não sejam cirurgias de urgência/emergência e/ou antecipações, dividido pelo número de casos agendados para o dia da cirurgia (sempre em relação ao dia em que a cirurgia foi executada) — registraram queda de 2,34%.
• O número de cirurgias eletivas realizadas registrou aumento de 18%.

Conclusão

Melhorias no processo cirúrgico podem ser realizadas com mudanças de atitudes, sem gerar custos financeiros à instituição, com redução de desperdícios e garantindo a eficiência do processo com a diminuição das filas de espera de procedimentos cirúrgicos, otimização dos recursos, capacitação dos profissionais e participação ativa dos mesmos, segurança no processo de trabalho, qualidade na entrega dos serviços prestados e uma experiência positiva do paciente e família.

Frederico H. Adatihara Filho, médico coordenador do centro cirúrgico, destaca que o aumento da eficiência contribui para diminuição dos custos, além de a economia gerada possibilitar mais investimentos e inovações.

“A experiência positiva do paciente se reflete a partir da dinâmica exercida nesse processo. Um atendimento mais humanizado, a eficiência do processo e a eficácia do tratamento corroboram para o sucesso do projeto. O aprendizado adquirido em nosso serviço tem nos proporcionado ganhos ímpares a todos os profissionais assistenciais e de apoio, estimulando a cultura LEAN para solucionar problemas e a cultura de qualidade e segurança por meio do fortalecimento dos processos de trabalho em suas práticas diárias”, conclui.