Gestão de clínicas: por que investir na automatização de tarefas?

Gerir uma clínica médica pode ser algo bastante complicado. Afinal, as demandas são inúmeras e é indispensável que todos os setores estejam funcionando adequadamente no intuito de garantir um atendimento de qualidade aos pacientes, além de ótimos resultados em termos administrativos.

Para alcançar todos esses objetivos, é essencial entender as melhores maneiras de aumentar a produtividade da clínica, de modo a conseguir fazer mais, empregando menos recursos, mas sem deixar de entregar a melhor experiência ao paciente.

“Os centros médicos costumam começar suas atividades com uma equipe enxuta. O problema é que muitos não se dão conta de que deixaram de ser um profissional autônomo e agora são, de fato, uma empresa complexa. Há toda uma estrutura em volta: recepção, financeiro, administração. Essa estrutura vai crescendo e, comumente, o próprio profissional de saúde vira o gargalo da clínica, podendo impactar seu crescimento”, destaca Cadu Lopes, CEO da Doctoralia.

Manter um equilíbrio entre atendimento aos pacientes, equipe a ser gerida e infraestrutura crescente, tudo de forma organizada e produtiva, é um desafio que deve ser superado a fim de  promover o funcionamento sustentável do estabelecimento. Para isso, a tecnologia é uma grande aliada.

Um exemplo é a crescente relevância da internet, que funciona como uma diversa vitrine. Uma pesquisa realizada pela Universidade Federal de São Paulo revelou que 90% dos pacientes entrevistados buscam informações online sobre saúde. Isso significa que se você deseja que seu centro médico seja rentável a longo prazo, ele deve estar onde os pacientes estão: na internet. A jornada se torna mais simples quando é possível entrar em contato sem a necessidade de ligar ou se deslocar até o estabelecimento.

Portais especializados, como a Doctoralia, por exemplo, permitem que o paciente encontre facilmente os dados das clínicas, como endereço, telefone, horário de atendimento, tratamentos oferecidos, planos de saúde, entre outros. Com essa visibilidade, não apenas os pacientes encontrarão seu negócio com mais facilidade, como sua equipe também poupará o tempo investido em responder dúvidas frequentes, que agora podem ser resolvidas com mais agilidade na internet.

Outro ponto importante na produtividade das clínicas é o agendamento online, um dos recursos mais buscados pelos pacientes, que ajuda a equipe a liberar uma parte importante da carga de trabalho dedicada a atender chamadas telefônicas e organizar as consultas manualmente, já que essas tarefas passam a ser automatizadas.

“A reserva online de horários permite que os pacientes marquem uma consulta com o especialista a partir de qualquer dispositivo, quando for mais conveniente e com apenas alguns cliques. Além de melhorar a experiência deles e otimizar a rotina da clínica, a feature também agrega valor ao negócio”, acrescenta o CEO.

Portanto, um sistema de agendamento online é, sem dúvidas, a melhor aposta para clínicas que buscam sucesso. A Agenda Doctoralia Clínicas, por exemplo, foi desenvolvida para automatizar processos desde o momento em que o paciente escolhe um dos horários disponíveis na plataforma até sua fidelização, passando pela confirmação de visitas pelo WhatsApp, realização de consultas por telemedicina, envio de campanhas e mais.

Outras funcionalidades do sistema são relatórios atualizados em tempo real e o incentivo ao compartilhamento de avaliações pelos pacientes, que é feito por meio de mensagens automáticas após a consulta e ajudam a fortalecer a reputação digital da clínica.

Dados na palma da mão

Na era da internet, tudo está na nuvem. Não faz mais sentido os dados dos pacientes serem dispostos em arquivos de papel, documentos do Word ou outros programas não projetados para este fim, uma vez que além de perder a oportunidade de otimizar o tempo, eles estão sendo expostos a riscos desnecessários. Por isso, é essencial investir em um ambiente digital seguro.

“A Agenda Doctoralia Clínicas permite armazenar dados de pacientes de forma segura, em um único lugar e com acesso a partir de qualquer dispositivo com conexão à web. Os registros são criados com mais eficiência e atualizados com agilidade, facilitando o controle das consultas, já que basta digitar o nome do paciente para encontrar seu histórico”, detalha Rodrigo Sanzovo, Head do Doctoralia Clínicas.

Além disso, é possível fazer o upload de novos arquivos e documentos, como resultados de testes, raios-X ou qualquer outro que ajude a manter o histórico do paciente o mais completo possível. Tudo isso, sem dúvida, permitirá que a equipe dedique energia e tempo em tarefas estratégicas, como o atendimento de qualidade na recepção.

“Acreditamos que a Agenda Doctoralia Clínicas possibilita dois grandes benefícios: economia no tempo de execução das atividades diárias e maior rentabilidade da clínica. Por meio de painéis interativos e uma equipe de consultores especializados, é possível rastrear tendências, reconhecer os canais mais lucrativos, analisar receitas e encontrar espaço para melhorias”, completa Sanzovo.

De acordo com o State of PRM Report, elaborado pela SolutionReach, a maioria das clínicas que investem em um sistema para se comunicar com o paciente têm uma taxa de absenteísmo inferior a 10% (e 41% deles menor que 5%), o que resulta em uma significativa economia anual.